あらゆる局面において、文書化は品質の継続的な向上への強力な道具だと思います。それはわかっていても、いざ文書を作るとなると止まってしまい、とりあえず標準的なテンプレートを探して、項目を埋めていくのだが、どうもやり難く居心地が悪い。ということが多いのではないでしょうか。そこで自分たちにあった文書化をすすめるためのコツを、今までの私達の経験を踏まえてまとめてみました。
POPO？
どんなタスクにおいても普遍的に応用できるコンテンツの頭文字をとって略語にしました。
P：Purpose（目的、目標）
O：Original（原資料、現状）、Origanization（実施体制）
P：Process（方法、スケジュール）、Procedure（具体的な手順）
O：Output（結果、成果物）
これらのコンテンツが押さえられていれば、かなり”使える”文書になると思います。そして、作り方にもちょっとしたコツがあるので、それを以下にお伝えしたいと思います。
手順１：Output
そもそも、このタスク（プロジェクト、作業などと読み替えてもOK）のゴールは何か？できるだけ具体的にイメージし、メンバー間で共有します。このステップがとても大切です。一通りの作業が終わった後に「やりたかった事は、こういうことじゃなかった」という悲しい結果をまねかないためにも、関係者全員でしっかり共有しておく必要があります。また、「○○の有効性を確認する」のような抽象的な表現ではなく「○○の値について、被験者ごとのベースライン値と終了値について箱ひげ図を作成する。」といった具体的なゴールを設定します。
手順２：Purpose
書き出したOutputに対して、適切な目標を設定します。
手順３：Original
原資料（または現時点での実態）を定義します。ここでも、他の解釈を許さないよう明確に定義しておくことが大切です。
手順４：Process
OutputとOriginalをつなぐ最適なルートおよびスケジュールを設定します。このとき全体俯瞰する視点を意識して考えることが大切です。
手順５：Origanization
ステークホルダーを明確に定義します。いわゆる”RACI”が参考になると思います。誰がやるのか？誰に報告するのか？誰が決定するのか？など、関係者やそれぞれの立場などを明確化し共有しておきましょう。
手順６：Procedure
各プロセスにおいて実行される各作業について、具体的な手順を文書化します。このときの目的は標準化と再現性です。すなわち「この手順書どおりに実行すれば、誰が、何度やっても同じ結果が得られる。」ことが手順書の目的です。
以上の流れで文書を作っていくと、POPOを満たす文書ができあがると思いますので、機会があれば試してみてください。